Le premier livrable de la composante 1 est un rapport de démarrage élaboré par l'équipe du projet et transmis aux membres du Comité de Suivi le 4 août 2015.

Un Comité de Suivi a été instauré afin de suivre les progrès du projet, prendre des décisions et valider les livrables. Il comprend l'Ordonnateur National, le MEFDD (bénéficiaire), l'Union Européenne, l'Assistant Technique APV FLEGT et SGS (le prestataire) :

• Il est présidé par le MEFDD en qualité de principal bénéficiaire du SIVL et utilisateur principal. Le MEFDD est représenté par trois membres : l'IGSEFDD, le DGEF et le Chef de SCPFE.
• L'ordonnateur du FED représentant du MEFPPPI joue le rôle d'Exécutif, il est le décideur ultime et gère le financement disponible pour le projet.
• L'Assistant Technique FLEGT assure la conformité des décisions prises avec les exigences de l'APV.
• La SGS, en tant que prestataire de services, joue le rôle de fournisseur principal. Elle est représentée par deux membres.

Le suivi des progrès de ce projet est également assuré par EFI en tant que représentant du Maître d'œuvre (le MEFDD).

Sur le plan technique, il a été prévu la mise en place d'un Groupe d'Experts chargé de suivre le développement du logiciel. Ce groupe a un rôle essentiellement technique pour l'analyse des cas d'utilisation ou « User stories » et des tests d'acceptation des versions intermédiaires et améliorées du logiciel. Dans cet esprit, sa composition ne dépasse pas cinq membres permanents qui sont choisis pour leurs compétences en informatique et en gestion forestière au sein du MEFDD.

De nombreuses séances de travail entre le MEFDD, EFI et SGS ont permis au Ministère d'identifier les membres du Comité de Suivi et du Groupe d'Experts. 

Par ailleurs, le projet s'est installé au lieu dit de la "Patte d'Oie", dans les bâtiments de l'ancien projet SNT. De nombreuses séances de travail ont facilité le démarrage du projet, notamment avec Monsieur Michel ELENGA, Directeur de Cabinet du MEFDD, ainsi qu'avec Messieurs Donatien NZALA (Inspecteur Général des Services de l'Economie Forestière et du Développement Durable), Joachim KONDI (Directeur Général de l'Economie Forestière), Martin OKOGNA (Directeur du Partenariat avec l'Union européenne) et Héméry MBOUNDZOU, Chargé de missions à la Direction du Partenariat avec l'Union Européenne. Des contacts permanents avec certaines structures ont facilité la compréhension de l'APV et de la réglementation forestière du Congo. Il s'agit de la Cellule de Légalité Forestière et de la Traçabilité, l'Assistance technique APV FLEGT assurée par AGRECO, ainsi que l'Observation Indépendante faite par CAGDF, une ONG congolaise qui travaille dans la gestion durable des forêts du bassin du Congo. Tous les acteurs de l'APV sur le territoire congolais ont été consultés durant le premier mois de mise en œuvre du projet SIVL. Ceci a permis à l'équipe du projet, coordonnée par Monsieur Théodore NNA, Expert Forestier de la SGS, d'identifier et de gérer les risques et les opportunités liés à la mise en œuvre de ce projet.

La planification du développement des fonctionnalités du système a été faite aussi durant le mois de juillet 2015. Le SIVL sera développé en 8 versions mensuelles, soit un total de 58 cas d'utilisation à compter du mois d'août 2015. Ainsi, le développement de chaque version mensuelle peut être détaillé en 3 phases:

L'installation de l'équipe du projet, la consultation des acteurs de l'APV en République du Congo, l'identification des membres des structures de gestion du projet, la planification du développement des « User story » (cas d'utilisation) dans le temps et l'élaboration du rapport de démarrage ont été les activités phares du mois de juillet 2015, premier mois de mise en œuvre du projet.

L'engagement constaté de tous les acteurs autour de ce projet est à féliciter.